各街道（鄉(xiāng)），區(qū)直各單位：

岳陽樓區(qū)檔案館新館已正式投入使用，根據(jù)《檔案法》和《湖南省檔案管理條例》的相關規(guī)定要求，為豐富館藏資源，優(yōu)化館藏結構，方便查閱利用，決定開展區(qū)檔案館新館檔案接收工作。現(xiàn)將有關事項通知如下：

一、移交檔案范圍

1. 按《岳陽樓區(qū)檔案館進館檔案整理質量標準》（附件1）要求整理好的永久和長期（定期30年）的文書檔案。

2. 在區(qū)檔案館接收范圍的檔案，自檔案形成之日起滿10年，向檔案館申請移交。

二、移交工作要求

1. 移交進館的檔案，要按照國家規(guī)范要求，做到分類科學；保管期限劃分準確；案卷組卷合理；卷內（歸檔）文件目錄項目填（錄）制正確，完整、規(guī)范；頁號、件號編制準確、規(guī)范；題名能全面概括案卷內容，文字簡練通順；案卷裝訂符合要求，備考表填制完整；書寫時不得使用易褪色墨水，打印卷皮時要檢查磨粉附著力大小，易擦去的則采取人工書寫方法。

2. 紙質檔案進館前應進行數(shù)字化掃描處理，其數(shù)字化副本必須與檔案實體一同移交進館。數(shù)字化副本需經檔案館確定符合要求，且完成掛接后，方可進行實體檔案移交和開展檔案查閱利用工作。

3. 檢索工具及反應本次移交檔案的立卷說明必須隨檔案一并移交。檢索工具一般一式兩套。立卷說明的內容包括：本機關單位組織機構、歷史沿革；本機關單位職責職能；本次移交檔案整理的分類方案，本次移交檔案情況和內容介紹，本次移交檔案的統(tǒng)計數(shù)據(jù)；收集、整理中存在的問題和做法。

三、檔案進館流程

1. 立檔單位向檔案館提出移交進館申請，并提供移交清冊。

2. 檔案館對提出申請單位擬移交進館檔案整理質量進行初步檢查驗收，對不符合進館要求檔案提出整改意見，移交單位對存在的問題進行整改。

3. 檔案館驗收合格后，辦理移交手續(xù)。移交檔案時，移交、接收單位雙方必須當面認真清點，做到移交清冊中的檔案數(shù)量與實際數(shù)量一致。并按照國家標準填寫《檔案交接文據(jù)》（一式三份），由雙方負責人簽字，并加蓋單位印章。

4. 檔案數(shù)字化副本在檔案館完成掛接后。檔案實體移交進館，除塵殺菌后，整理上架。

該通知最終解釋權歸岳陽樓區(qū)檔案館。

聯(lián)系人：潘佳穎

聯(lián)系電話：0730-8245420

附件1

岳陽樓區(qū)檔案館進館檔案整理質量標準

一、文書檔案

1. 2000年（含）以前的文件材料以“卷”為單位進行整理。標準按照《機關檔案工作業(yè)務建設》（國檔發(fā)〔1987〕27號）、《文書檔案案卷格式》（國檔發(fā)〔1988〕17號）和《檔號編制規(guī)則》（DA/T13-94）執(zhí)行。

2. 2001年至2015年的文件材料以“件”為單位進行整理，標準按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）執(zhí)行，2007年（含）以后的檔案整理結合《機關檔案文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號）執(zhí)行。

3. 2016年（含）以后的文件材料以“件”為單位進行整理，標準按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2015）和《機關檔案文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》執(zhí)行。

二、各行業(yè)、專業(yè)（專門）檔案。按照各行業(yè)、專業(yè)檔案整理標準執(zhí)行。無行業(yè)標準可參照《文書檔案案卷格式》或《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行。

附件2

檔案移交和接收進館工作流程圖