一般來說，列入歸檔范圍的文件材料，還應根據(jù)其價值大小確定相應的保管期限。《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》中，就將機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為 30年、10 年。

（一）永久保管的文書檔案主要包括：

1、本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；

2、本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

3、本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；

4、本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復、批示，重要的報告、總結、綜合統(tǒng)計報表等；

5、本機關機構演變、人事任免等文件材料；

6、本機關房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；

7、上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文件材料；

8、同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料。

（二）定期保管的文書檔案主要包括：

1、本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；

2、本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

3、本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

4、本機關一般性事務管理文件材料；

5、本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作

報告、總結、統(tǒng)計報表等；

6、上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；

7、上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

8、同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

9、下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

利用者查閱所需的檔案資料前，可先根據(jù)資料的類型、性質(zhì)大致判斷出檔案資料的保管期限，這樣在查閱檔案的過程中才能有的放矢、大大提高查檔效率。