2022年4月7日,國家檔案局正式發(fā)布《實物檔案數字化規(guī)范》(DA/T89—2022,以下簡稱《規(guī)范》),填補了國內實物檔案數字化技術標準的空白,標準自2022年7月1日起實施。《規(guī)范》規(guī)定了實物檔案數字化工作的組織與管理,以及實物檔案數字化前處理、數字化采集、影像處理與實物檔案驗收、移交和入庫等工作要求。
背景情況
《中華人民共和國檔案法》對推進傳統(tǒng)載體檔案數字化、保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用作出了明確規(guī)定。很多單位在實施紙質、聲像檔案數字化的同時,也開始嘗試開展實物檔案的數字化工作。由于實物檔案本身具有種類多樣、形狀復雜、數量相對較少等特點,大部分單位只限于簡單的拍照提供利用,不能直觀反映檔案的真實情況,個別實物檔案經過長期保存,相比原貌發(fā)生了較大差別,現有的檔案數字化規(guī)范難以滿足實物檔案數字化的需要。鑒于實物檔案的重要價值、瀕危檔案保護的嚴峻形勢,有必要盡快探索研究實物檔案數字化規(guī)范標準,指導開展實物檔案數字化工作,從而更好滿足檔案工作數字化轉型的時代要求。
按照全國檔案工作標準化技術委員會第二十五次年會統(tǒng)一安排,明確由國家電網有限公司牽頭承擔行業(yè)標準《規(guī)范》的編制工作。在國家檔案局的指導和支持下,國家電網有限公司高度重視,精心組織,選拔專業(yè)力量,組建項目團隊,加強科研攻關,多方征求檔案領域內相關專家意見建議,不斷修改完善《規(guī)范》。《規(guī)范》自立項至正式印發(fā),歷經現場和遠程調研10余次,專家評審和論證6次,向全國各有關單位征求意見1次,共征集行業(yè)各有關單位和專家意見125條,采納意見113條,易稿10次。
編制原則
《規(guī)范》編制過程中,主要遵循以下基本原則:
一是明確依據,統(tǒng)籌布局。依據國家標準制定原則、國家現行建設法規(guī)和標準化工作的相關規(guī)定,以及紙質檔案、聲像檔案、錄音錄像檔案等專業(yè)規(guī)范標準,參照最新檔案工作要求,合理確定實物檔案數字化原則、技術要求及工作流程等,確�！兑�(guī)范》的一致性和時效性。
二是廣泛調研,深入研討。廣泛查閱國內外相關文獻資料,實地調研博物館、檔案館等典型機構,結合各行業(yè)數字化現狀、成本效益等因素,形成《規(guī)范》的框架結構。加強編寫組內部溝通與研討,深入分析研究,明確實物檔案數字化相關術語,逐步完善《規(guī)范》章節(jié)內容,確�！兑�(guī)范》的實用性和普適性。
三是反復驗證,不斷完善。圍繞實物檔案數字化業(yè)務需求和技術要點,借鑒文物、工業(yè)測繪等行業(yè)先進經驗,從工作術語到管理規(guī)范,從技術原理到操作規(guī)程,逐項細化設計、反復驗證,確保《規(guī)范》的適用性和專業(yè)性。
主要內容
《規(guī)范》共分13章48小節(jié),包括范圍、規(guī)范性引用文件、術語和定義、總體要求、組織與管理、檔案出庫、數字化前處理、目錄數據庫建立、數字化采集、影像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交、檔案歸還入庫等。
《規(guī)范》界定了實物檔案的基本范疇,即“國家機構、社會組織或個人在社會活動中制作或獲取的,以特定有形物品存在的具有保存價值的實物”可視為實物檔案,較為典型的實物檔案有“獎狀、獎杯、錦旗、證書、印章、印模、產品、標本、工具設備等”。同時,《規(guī)范》明確了該標準的適用范圍,即適用于各級各類檔案室、檔案館采用拍攝、掃描等方式對實物檔案數字化加工過程的管理。在數字化實施過程中,應根據檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學開展實物檔案數字化工作,并采用有效的管理和技術手段,確保實物檔案數字化成果質量,真實反映實物檔案的有關信息,最大限度地展現檔案原貌。
1.工作組織與制度管理
《規(guī)范》規(guī)定了實物檔案數字化工作的組織機構及人員配備要求,應建立實物檔案數字化工作組織,對數字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調管理、安全保障、技術保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等,確保數字化工作順利開展;從事實物檔案數字化工作人員應熟悉檔案業(yè)務并具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力、熟悉相關標準規(guī)范并具備一定數字化基礎知識和技術能力等。
為確保數字化工作達到預期目標,要求在充分調研的基礎上,制定科學合理的工作方案,明確數字化對象、工作目標、工作內容、成本核算、數字化技術方法和指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排等具體事項。
2.基礎設施與文件管理
為加強實物檔案實體的保護,《規(guī)范》對實物檔案數字化基礎設施作出規(guī)定,要求配備專用加工場地,并進行合理布局,形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、數字化采集、影像處理、質量檢查等工作區(qū)域,同時配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設施設備。為更好滿足數字化工作需要,應合理規(guī)劃、配備和管理實物檔案數字化設施設備。
為加強實物檔案數字化工作文件管理,《規(guī)范》要求對實物檔案數字化工作方案、實物檔案數字化審批書、實物檔案數字化流程單、數據驗收單、項目驗收報告、實物檔案數字化成果移交清單等重要文件及時進行整理、歸檔、移交。
3.工作流程管理
實物檔案數字化的主要流程環(huán)節(jié)包括:數字化前處理、目錄數據庫建立、數字化采集、影像處理、數據掛接、數字化成果驗收與移交等(如圖所示)。為確保數字化工作規(guī)范有序開展,《規(guī)范》要求對實物檔案數字化工作進行全過程管控,并建立問題反饋機制,對數字化工作過程中發(fā)現的問題及時反饋和修正。
實物檔案數字化流程示例圖
關于數字化前期準備工作(第6、7、8章),此階段包括檔案出庫、數字化前處理、目錄數據庫建立等工作。檔案保管部門按照實物檔案數字化工作方案確定的數字化對象,開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作,并提交檔案出庫申請,經批準后按照檔案庫房管理規(guī)定為數字化對象辦理出庫相關手續(xù)。檔案出庫后,應及時確定實物檔案數字化對象的特征點,對實物檔案進行外觀檢查,對實物檔案編號、材質、外形等信息,以及存在的問題進行記錄。為便于實物檔案數字化成果的管理和利用,應按照《檔案著錄規(guī)則》建立規(guī)范的目錄數據庫。
關于數字化采集工作(第9章),《規(guī)范》根據實物檔案的展示類型和特點,提出了平面掃描、三維掃描、數碼拍照、環(huán)物攝影四種采集方式。其中,平面掃描適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎狀、證書、印模等;三維掃描適用于能以三維立體影像形式展示的實物檔案,如獎杯、產品、標本、工具設備等;數碼拍照適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎牌、獎杯、錦旗等;環(huán)物攝影適用于能以三維全景影像形式展示的實物檔案,如生產工具、設施設備等大型實物檔案。
數字化采集過程中,應統(tǒng)籌考慮檔案原件實際情況、數字化目的和規(guī)模、計算機網絡和存儲條件等因素,選擇合適的采集方式和設備,合理設置設備參數,嚴格遵守操作流程,確保數字化采集工作質量。
關于數字化后期處理工作(第10、11章),此階段包括影像處理、數據掛接、成果驗收與移交等工作。為保證采集后數字影像清晰、完整、不失真,便于后期管理和使用,數字化工作人員應根據數字化采集影像的實際情況,及時對數字化影像采取旋轉、糾偏、去污、拼接、裁剪、降噪及數據平滑等處理措施,力求影像效果最接近檔案原貌。數字化影像經過處理后,應及時將數據庫中的目錄數據與其對應的實物檔案數字化影像進行掛接,以實現目錄數據與數字影像的關聯。
4.數字化成果驗收與移交
為保證數字化成果100%達到預期目標,《規(guī)范》對數字化成果驗收與移交工作作出規(guī)定,要求成立專門的驗收組,采用計算機自動檢驗與人工檢驗相結合的方式,對數字化成果進行驗收。驗收合格的數字化成果按照實物檔案數字化工作方案及時移交,并履行檔案入庫交接手續(xù)。
5.數字化外包管理
《規(guī)范》提出在需要外包的情況下,檔案部門應從企業(yè)性質、股東組成、資金來源(構成)、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面,嚴格審查評估外包企業(yè)的相關資質和技術能力。在項目實施過程中,外包企業(yè)應嚴格遵守《檔案數字化外包安全管理規(guī)范》開展數字化工作;同時,檔案部門應指派專門人員參與外包業(yè)務的監(jiān)督、指導,完成質量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調溝通等方面的工作。